Crowne Plaza Vientiane

6 Questions You Need To Ask Yourself Before Every Meeting (A Checklist)

6 ສິ່ງທີ່ຄວນກວດສອບ ກ່ອນງານປະຊຸມຂອງທ່ານຈະລິເລີ່ມ (CHECKLIST)

ໂຊວ໌ຜົນງານທີ່ດີເລີດຂອງທ່ານໃຫ້ກັບຫົວໜ້າດ້ວຍ 6 ສິ່ງທີ່ຄວນກວດສອບ ກ່ອນງານປະຊຸມຂອງທ່ານຈະລິເລີ່ມ.

 

ກອງປະຊຸມ ແມ່ນ ຈຳເປັນສຳລັບທ່ານຢ່າງແທ້ຈິງບໍ່?

 

ກ່ອນງານປະຊຸມຂອງທ່ານຈະເລີ່ມຂຶ້ນ ຕ້ອງໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າຫົວຂໍ້ຂອງເຮົາແມ່ນສຳຄັນຢ່າງແທ້ຈິງ ແລະ ຂໍ້ມູນໂດຍເລິກຈາກທຸກຄົົນໃນທີມແມ່ນຄົບຖ້ວນຫຼືບໍ່. ຫາກວ່າຫົວຂໍ້ຂອງເຮົາສາມາດຄວບຄຸມໄດ້ ຫຼື ແກ້ໄຂໄດ້ເອງ, ມັນຈຳເປັນຫຼືບໍ່ທີ່ຈະຕ້ອງຈັດການປະຊຸມ? ຊີ້ແຈງຈຸດປະສົງຂອງຫົວຂໍ້ກອງປະຊຸມຢ່າງຖີ່ຖ້ວນ ແລະ ຕ້ອງກ່ຽວຂ້ອງກັບຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມຢ່າງແທ້ຈິງ.

 

ທ່ານມີວາລະການປະຊຸມທີ່ເປັນລາຍລັກອັກສອນ ຫຼື ບໍ່?

 

ຫຼາຍຄັ້ງທີ່ທ່ານກຳລັງຍົກຫົວຂໍ້ໜຶ່ງທີ່ສຳຄັນ ແລ້ວທ່ານໄດ້ລືມຍົກອີກຫົວຂໍ້ໜຶ່ງທີ່ມີຄວາມສຳຄັນບໍ່ແພ້ກັນ. ໃນກໍລະນີນີ້ການເຮັດວາລະການປະຊຸມທີ່ເປັນລາຍລັກອັກສອນຈຶ່ງເປັນສິ່ງຈຳເປັນ. ກວດສອບຢູ່ສະເໝີວ່າ ມີການຈົດບັນທຶກວາລະກອງປະຊຸມຂອງທ່ານໄວ້ ເພື່ອໃຫ້ທ່ານສາມາດກັບມາເບິ່ງຄືນໄດ້ທຸກເມື່ອທີ່ຕ້ອງໄດ້ຍົກມາເວົ້າໃນກອງປະຊຸມ.

 

ທ່ານໄດ້ກວດສອບສະຖານທີ່ທີ່ໃຊ້ໃນງານປະຊຸມແລ້ວ ຫຼື ບໍ່?

 

ສິ່ງທີ່ໜ້າຮັບບໍ່ໄດ້ທີ່ສຸດກໍຄືຕອນເວລາທີ່ທ່ານ ແລະ ຊະມາຊິກຄົນອື່ນໆກຳລັງພາກັນກຽມເຂົ້າຫ້ອງປະຊຸມ ແລ້ວພົບວ່າຫ້ອງຂອງຕົນແມ່ນບໍ່ສາມາດໃຊ້ງານໄດ້ ຫຼື ຖືກນຳໃຊ້ໂດຍຜູ້ອື່ນ. ເພື່ອຫຼີກລ້ຽງບັນຫານີ້ ທ່ານຕ້ອງຈອງຫ້ອງໄວ້ກ່ອນລ່ວງໜ້າພ້ອມກັບລະບຸເວລາທີ່ແນ່ນອນໄວ້. ສຳລັບການຈອງຫ້ອງປະຊຸມລະດັບນ້ອຍ ແມ່ນຄວນຈອງລາວງໜ້າຢ່າງຕ່ຳ 3 ວັນ ເພື່ອໃຫ້ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມມີເວລາກຽມພ້ອມ ແລະ ຫາກເປັນກອງປະຊຸມລະດັບໃຫຍ່ ແມ່ນຄວນຈອງລ່ວງໜ້າຢ່າງຕ່ຳ 2 ຫາ 3 ອາທິດ ຫຼືໄວກ່ອນນັ້ນຍິ່ງເປັນການດີ.

 

ທ່ານໄດ້ກະກຽມວັດສະດຸ ຫຼື ອຸປະກອນທີ່ຈຳເປັນທັງໝົດແລ້ວ ຫຼື ຍັງ?

 

ຫາກກອງປະຊຸມມີເອກະສານຂໍ້ມູນທີ່ທຸກຄົນຕ້ອງໄດ້ອ່ານລ່ວງໜ້າຢ່າງລະອຽດກ່ອນງານເລີ່ມ ຕ້ອງແນ່ໃຈວ່າເອກະສານໄດ້ຮັບການແຈກຢາຍຈົນຄົບໝົດທຸກຄົນແລ້ວ. ວິທີນີ້ຈະຊ່ວຍສາມາດປະຢັດເວລາ ແລະ ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມ ເພື່ອສາມາດເຂົ້າໃຈຫົວຂໍ້ໃນເວລາປະຊຸມຫຼາຍຂຶ້ນ. ນອກຈາກນີ້ ການກຽມເອກະສານປະກອບຄຳບັນຍາຍການນຳສະເໜີ PowerPoint ແລະ ອຸປະກອນທີ່ຈຳເປັນຢ່າງເຊັ່ນ ລຳໂພງ ທີ່ສາມາດນຳສະເໜີເນື້ອຫາຫົວຂໍ້ໃຫ້ກັບຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມໄດ້ຢ່າງມີປະສິດທິພາບ.

 

ທ່ານໄດ້ກຳນົດບົດບາດໃຫ້ແກ່ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມຫຼືບໍ່?

 

ເພື່ອເພີ່ມປະສິດທິພາບໃນການປະຊຸມ ຄວນມີການກຳນົດບົດບາດຂອງຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມໃຫ້ມີສ່ວນຮ່ວມລະຫວ່າງທີ່ປະຊຸມ. ຄວນມີການຈັດຕ້ອງຜູ້ນຳພາບົດສົນທະນາ, ແລະ ຜູ້ບັນທຶກເວລາ ເປັນຕົ້ນ. ຫຼື ໃນບາງກາງປະຊຸມອາດຈະມີການສົມມຸດບົດບາດອື່ນເຊັ່ນຜູ້ຊ່ຽວຊານທີ່ໃຫ້ຂໍ້ມູນໂດຍເລິກກ່ຽວກັບປະເດັນສະເພາະ. ວິທີນີ້ຈະຊ່ວຍໃຫ້ການດຳເນີນການປະຊຸມເປັນໄປໄດ້ຢ່າງລາບລື້ນ ແລະ ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມຈະເຂົ້າໃຈໃນສິ່ງທີ່ຄາດຫວັງໄດ້.

 

ທ່ານໄດ້ຄິດເລື່ອງ ຄອຟຟີ້ເບຣກ ໄວ້ບໍ່?

 

ຄອຟຟີ້ເບຣກ ຖືເປັນສິ່ງທີ່ສຳຄັນຫຼາຍ ໂດຍສະເພາະກອງປະຊຸມທີ່ໃຊ້ເວລາດົນ ນັ້ນກໍເພີ່ອໃຫ້ຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມມີເວລາຜ່ອນຄາຍ ແລະ ມີສະມາທິກັບວາລະກອງປະຊຸມຫຼາຍຂຶ້ນ. ນອກນັ້ນ ຄອຟຟີ້ເບຣກຍັງສ້າງຄວາມປະທັບໃຈໃຫ້ກັບຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມໃນການສະແດງໃຫ້ເຫັນວ່າທ່ານຄຳນຶງເຖິງຄວາມສຳຄັນຂອງພວກເຂົາ. ໂດຍສະເພາະ ເວລາມີຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມລະດັບສູງ ຄອຟຟີ້ເບຣກ ຈະເປັນວິທີທີ່ດີທີ່ຈະຊ່ວຍສ້າງຄວາມເຄົາລົບ ແລະ ນັບຖືຕໍ່ເຂົາເຈົ້າ.

 

ນີ້ຄື 6 ສິ່ງຫຼັກໆທີ່ຄວນກວດສອບ ກ່ອນງານປະຊຸມຂອງທ່ານຈະລິເລີ່ມ ແລະ ຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານມີຄວາມເປັນມືອາຊີບໃນການຈັດງານປະຊຸມຫຼາຍຂຶ້ນ. ເຮົາຂໍໃຫ້ທ່ານໂຊກດີໄປກັບກອງປະຊຸມທີ່ກຳລັງຈະມາຂອງທ່ານ!