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您在每次举办会议前需要询问自己的 6 个问题(清单)

您在每次举办会议前需要询问自己的 6 个问题(清单)

参加任何会议之前,请询问自己以下 6 个问题以提高会议效率并避免尴尬。

您真的需要举办一场会议吗?

在规划大型会议之前,请确保您的会议主题是紧要的且需要收集团队中每个人的见解。如果该主题可以直接处理或通过几封电子邮件解决掉,那么是否有必要召集整个团队开会并中断工作流程?确定会议的目的,并确保会议主题与所有参会者有关。

您有制定书面议程吗?

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在讨论某个话题时,您经常会忘记其他需要引起注意的紧急话题。在这种情况下,书面议程就能派上用场。始终确保您持有一份书面议程,以便在会议中需要时作参考,使会议按照预定程序顺利开展。书面议程也有利于同事们预先了解会议主题并为每个主题做好准备。

您是否提前确保过会场的可用性?

您可能遇到的最令人尴尬的事情是,当您与您的团队或参会者一同出现时,却发现该会议室不可用或正被其他人使用。为避免这种情况,请确保事先预订会议室并指定您届时使用会议室的确切时间。永远不要把场地规划留到最后一刻:如果是小型会议,请至少提前 3 天预订会场,让参会者合理安排他们的工作时间表;如果是大型会议,请提前 2 - 3 周预定(如果可能的话再提前)。

您准备好所有必需的材料和/或设备了吗?

如果您的会议中有需要详细阅读的材料,请务必在会前将其全部发送给所有参会者。这样可以节省更多时间,所有参会者都可以按照您在会议上的提示进行操作。此外,准备讲义、PPT 演示和相关技术设备(PPT、扩音器等)可以营造更专业的感知并提升听众的参与度。

您是否已为参会者分配好角色?

为了提高会议效率,建议您为参会者分配角色,以确保会议正常进行。角色应包括引导话题讨论的主持人、计时员、抄写员,其余人员可以担任会议听众的角色。在一些会议中,也可以设定其他角色,例如,对特定问题具有洞察力的专家。通过分配角色,会议能够顺利进行,参会者也会知悉他们在会议中需要扮演的角色。

您有预留会中休憩时间吗?

在漫长的会议过程中,中场休憩时间至关重要,能够提高会议的生产力和效率。会议中场休憩让您的参会者恢复活力,同时也延长了他们的注意广度。会议中场休憩不仅能够让参会者增强注意力,而且还会给他们留下深刻的印象,表明您已将他们的需求考虑在内并优先照顾他们的需求。如果您邀请了一位地位较高的主要利益相关者参会,安排会议中场休憩既可以给参会者留下好印象同时也表达了尊重。

6 个问题应该出现在每个人的会议清单上,表明您是一个有组织、有条理、有思想的人。我们祝您的会议一切顺利!