เราได้รวบรวมเคล็ดลับและเทคนิคที่แปลกใหม่แต่สร้างสรรค์ เพื่อช่วยให้การประชุมของคุณน่าสนใจและกระตุ้นการมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วมประชุมอยู่เสมอ เคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงปัญหาการประชุมที่น่าเบื่อและไร้ประสิทธิภาพ พร้อมทั้งรับประกันว่าทุกการประชุมของคุณจะประสบผลสำเร็จ โดยมีการโต้ตอบและร่วมมือกันเป็นอย่างดีจากผู้ฟัง

การสร้างความสัมพันธ์ก่อนเข้าสู่เนื้อหา (Connection Before Content)

คุณจะดึงดูดไอเดียและคำถามดีๆ ได้อย่างไรในห้องที่เต็มไปด้วยผู้คนที่รู้สึกอึดอัด? เทคนิคนี้ทำหน้าที่เป็นเหมือนกิจกรรมละลายพฤติกรรม (Icebreaker) ระหว่างบุคคล เพราะมันช่วยสร้างความสัมพันธ์ก่อนที่จะเข้าสู่จุดประสงค์ที่แท้จริงของการประชุม ผู้ดำเนินรายการประชุมจะเริ่มต้นด้วยการตั้งคำถาม เช่น "มีสิ่งท้าทายอะไรบ้างที่คุณกำลังเผชิญกับโปรเจกต์ในตอนนี้?" หรือ "มีสิ่งไหนที่คุณคิดว่าคุณน่าจะทำได้ดีกว่านี้ในสัปดาห์นี้?" วิธีนี้จะทำให้เพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ รู้สึกว่าพวกเขามีความรู้สึกร่วมและเชื่อมโยงถึงกันได้ดีขึ้นเมื่อมีการเปิดเผยความอ่อนแอออกมา ผลการศึกษาแสดงให้เห็นว่า การเปิดพื้นที่ให้เพื่อนร่วมงานได้แสดงความสงสัยและสามารถพูดคำว่า "ไม่" ได้นั้น เป็นการสร้างพื้นที่ปลอดภัย (Safe space) ที่ทำให้พวกเขารู้สึกสบายใจมากขึ้นในการที่จะนำเสนอไอเดียต่างๆ ออกมา

พลังแห่งการชื่นชม (The Power of Praise)

การเอ่ยปากชมเชยบุคคลยังมีความเชื่อมโยงกับการทำให้ผู้เข้าประชุมมีสมาธิจดจ่อได้ดียิ่งขึ้น ประการแรก เป็นเพราะว่าการยอมรับในความทุ่มเทและความสำเร็จของใครบางคนต่อหน้าผู้อื่น จะช่วยส่งเสริมขวัญและกำลังใจที่ดีในสภาพแวดล้อมการทำงาน ประการที่สอง การยกเอาความสำเร็จส่วนตัวของใครบางคนขึ้นมาเป็นตัวอย่างประกอบประเด็นที่คุณกำลังพูด ไม่เพียงแต่จะทำให้คนๆ นั้นรู้สึกภาคภูมิใจที่ได้รับคำชมต่อหน้าเพื่อนร่วมงานเท่านั้น แต่ยังช่วยกระตุ้นความรู้สึกอยากได้การยอมรับจากเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ อีกด้วย เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น พวกเขาก็จะพยายามแสวงหาคำชมจากคุณด้วยการนั่งตัวตรงขึ้นและพยายามนำเสนอไอเดียให้มากขึ้น ถึงแม้ว่ามันจะเป็นกลยุทธ์ที่ค่อนข้างแยบยล (Sneaky) แต่เราขอแนะนำว่าคุณไม่ควรหันไปใช้คำป้อยอที่ไม่เป็นความจริงเพียงเพื่อดึงดูดความสนใจจากทุกคน แต่ให้เลือกใช้เทคนิคนี้ในปริมาณที่พอดีและเหมาะสมแทน

ตารางฝากประเด็น (Parking Lot Chart)

ตารางนี้ช่วยป้องกันไม่ให้ประเด็นที่ "อยู่นอกวาระ" แทรกซึมเข้ามาในการประชุม การประชุมมักจะถูกขัดจังหวะเนื่องจากมีการยกประเด็นนอกเรื่องขึ้นมา และถึงแม้ว่าประเด็นนอกเรื่องเหล่านั้นจะมีความสำคัญ แต่พวกมันก็อาจจะเข้ามาแทนที่ประเด็นเร่งด่วนอื่นๆ ที่ตั้งใจจะพูดคุยกันในการประชุมตั้งแต่แรก ในการใช้เทคนิคนี้ ขั้นแรกให้วาดตารางหรือแผนภูมิลงบนกระดานไวท์บอร์ดแยกต่างหากหรือบนกระดาษแผ่นหนึ่ง เมื่อเริ่มการประชุมและมีใครบางคนยกประเด็นที่อาจจะนอกเรื่องขึ้นมา ให้หารือกับเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ เพื่อดูว่าพวกเขาคิดว่ามันนอกเรื่องเหมือนกันหรือไม่ หากใช่ ก็ให้ตัดสินใจร่วมกันว่ามันมีค่าพอที่จะจดบันทึกไว้ในตารางฝากประเด็น (Parking Lot Chart) หรือไม่ เมื่อสิ้นสุดการประชุม หัวข้อต่างๆ ที่ถูกจดไว้ในตารางฝากประเด็นควรได้รับการจัดการ โดยการแก้ไขปัญหาโดยตรงด้วยแผนงานและทางออก หรือยกไปเป็นวาระสำคัญอันดับแรกสำหรับการประชุมครั้งต่อไป

ไม่นำกลับมาพูดซ้ำ (No Rehash)

หากหัวข้อการสนทนาใดๆ ได้รับการจัดการหรือมีข้อสรุปไปแล้วก่อนหน้านี้ สิ่งสำคัญคือต้องรับรู้ถึงจุดนี้และดำเนินกระบวนการประชุมตามวาระอื่นๆ ต่อไป เทคนิค "ไม่นำกลับมาพูดซ้ำ" (No Rehash) เป็นวิธีที่มีประโยชน์มากในการหลีกเลี่ยงการหยิบยกหัวข้อเก่าๆ ที่เคยพูดกันไปแล้วขึ้นมาถกเถียงอีก เทคนิคนี้จะมาในรูปแบบของสิ่งเตือนใจทางสายตา (Visual reminder) ซึ่งอาจจะเขียนไว้บนแผ่นกระดาษหรือการ์ด เมื่อใดก็ตามที่มีเพื่อนร่วมงานในการประชุมยกประเด็นที่เคยมีข้อสรุปไปแล้วขึ้นมาพูดซ้ำ ให้ชูข้าย No Rehash นี้ขึ้นมาเพื่อแสดงให้เห็นว่าเป็นหัวข้อเก่า จากนั้น ผู้ที่ชูป้าย No Rehash ก็สามารถอธิบายสั้นๆ ได้ว่าประเด็นดังกล่าวเคยได้รับการจัดการอย่างไรในครั้งก่อน แล้วจึงเปลี่ยนไปสู่หัวข้อถัดไป

การระบายสี (Colouring)

บางครั้ง สิ่งที่เราต้องการก็เพียงแค่สีสันเล็กๆ น้อยๆ เพื่อช่วยจุดประกายความสร้างสรรค์! ผลการศึกษาแสดงให้เห็นว่า แทนที่จะทำกิจกรรมหลายอย่างพร้อมกัน (Multitasking) ในระหว่างการประชุม เช่น การนั่งตอบอีเมล การระบายสีกลับเป็นกิจกรรมที่ช่วยให้เราโฟกัสได้ดีขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งยังช่วยส่งเสริมความคิดริเริ่มและนวัตกรรมใหม่ๆ เพียงแค่เตรียมสมุดวาดภาพและดินสอสีไว้ให้ แล้วปล่อยให้เพื่อนร่วมงานได้พูดคุยแลกเปลี่ยนเกี่ยวกับไอเดียใหม่ๆ ที่เป็นไปได้ในการพัฒนาโปรเจกต์ใดโปรเจกต์หนึ่ง หรือคิดค้นไอเดียใหม่ๆ แกะกล่องขึ้นมา นอกจากนี้ มันยังช่วยให้สายตาของคุณได้พักผ่อนจากหน้าจอดิจิทัล และหันมาโฟกัสกับการสร้างสรรค์สิ่งต่างๆ ด้วยสีสันที่สนุกสนาน เราขอแนะนำให้เลือกใช้เทคนิคนี้ตามความเหมาะสมของประเภทการประชุมของคุณ แต่หากการประชุมนั้นเน้นไปที่ความคิดสร้างสรรค์เป็นหลัก เทคนิคนี้ถือเป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมมาก

การประชุมนอกสถานที่ (Off-Site Meetings)

ทำไมไม่ลองเปลี่ยนบรรยากาศจากห้องประชุมเดิมๆ ในออฟฟิศแล้วมาลองสิ่งใหม่ๆ ดูล่ะ? การเปลี่ยนสถานที่ช่วยให้สายตาได้ผ่อนคลายและสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้ในบางกรณี หากกำลังจะมีการประชุมที่ยาวนานและมีความสำคัญมาก เราขอแนะนำให้เช่าสถานที่ภายนอกที่มีสิ่งอำนวยความสะดวกครบครัน เพื่อกระตุ้นการมีส่วนร่วมและเน้นย้ำถึงความรู้สึกที่เป็นทางการและเป็นมืออาชีพของการประชุม แต่ถ้ามันเป็นเพียงการประชุมขนาดเล็ก ล่ะ? ทำไมไม่ลองหลีกหนีจากบรรยากาศในออฟฟิศอย่างสิ้นเชิง แล้วจัดเป็นย้ายไปประชุมในร้านกาแฟ สวนสาธารณะ หรือแม้กระทั่งบาร์ (Bar) ดูบ้างล่ะ? ในสภาพแวดล้อมทางสังคมบางรูปแบบ เพื่อนร่วมงานของคุณจะรู้สึกสบายใจและผ่อนคลายมากขึ้นในการที่จะยกข้อสงสัยหรือแชร์ไอเดียใหม่ๆ เกี่ยวกับโปรเจกต์ต่างๆ ทั้งยังช่วยกระตุ้นการโต้ตอบเชิงรุกกับผู้ฟัง เนื่องจากสภาพแวดล้อมที่มีความเคลื่อนไหวทางสังคมนั้นช่วยกระตุ้นสมองของมนุษย์ได้เป็นอย่างดี

ดังนั้น ทำไมไม่ลองเปลี่ยนแนวและนำเทคนิคที่แนะนำเหล่านี้ไปปรับใช้ดูบ้างล่ะ? วิธีนี้จะช่วยให้คุณสามารถกำจัดความน่าเบื่อหน่ายของการประชุมในแต่ละวัน และเปลี่ยนให้มันกลายเป็นการประชุมที่มีประสิทธิภาพ สร้างสรรค์ และเต็มไปด้วยนวัตกรรมใหม่ๆ ได้อย่างแน่นอน!

|

จัดงานประชุมของคุณ

|