Chúng tôi đã tổng hợp một vài bí quyết và kỹ thuật độc đáo nhưng đầy sáng tạo để giữ cho các cuộc họp của bạn luôn lôi cuốn và kích thích tư duy của người tham gia. Những mẹo này sẽ giúp bạn tránh được "vấn nạn" của những cuộc họp vô bổ, đồng thời đảm bảo rằng mọi cuộc họp của bạn đều đạt hiệu quả cao với sự tương tác tuyệt vời từ người nghe.

Kết Nối Trước Khi Vào Nội Dung (Connection Before Content)

Làm thế nào để thu hút những ý tưởng và câu hỏi hay trong một căn phòng đầy những người đang cảm thấy e dè, gượng gạo? Kỹ thuật này đóng vai trò như một hoạt động phá băng (Icebreaker) giữa các cá nhân, giúp thiết lập mối quan hệ trước khi đi vào mục đích chính của cuộc họp. Người điều phối cuộc họp sẽ bắt đầu bằng cách đặt một câu hỏi như: “Những thách thức nào bạn đang phải đối mặt với dự án hiện tại?” hoặc “Điều gì bạn nghĩ mình có thể làm tốt hơn trong tuần này?”. Bằng cách này, các đồng nghiệp khác cũng sẽ cảm thấy dễ đồng cảm và kết nối với nhau hơn một khi sự bộc bạch, cởi mở được thể hiện. Các nghiên cứu cho thấy rằng, bằng việc tạo không gian cho đồng nghiệp bày tỏ sự nghi ngờ và nói “không”, bạn đang tạo ra một không gian an toàn (Safe space) nơi họ cảm thấy thoải mái hơn để đưa ra các ý tưởng của mình.

Sức Mạnh Của Lời Khen Ngợi (The Power of Praise)

Khen ngợi các cá nhân cũng được chứng minh là có mối liên hệ giúp kéo dài sự tập trung trong các cuộc họp. Trước hết, điều này là do việc công nhận sự chăm chỉ và thành tựu của ai đó trước mặt những người khác sẽ thúc đẩy tinh thần làm việc tích cực trong môi trường công sở. Thứ hai, việc đưa thành tích cá nhân của một ai đó ra làm ví dụ cho luận điểm mà bạn đang cố gắng truyền đạt không chỉ khiến người đó tự hào khi nhận được lời khen ngợi trước các đồng nghiệp, mà nó còn tạo ra một chút tâm lý "ghen tị tích cực" từ những đồng nghiệp khác. Khi điều này xảy ra, họ cũng sẽ cố gắng tìm kiếm lời khen ngợi từ bạn bằng cách ngồi ngay ngắn hơn và tích cực đóng góp nhiều ý tưởng hơn. Mặc dù đây là một chiến thuật khá tinh khôn (Sneaky), chúng tôi khuyên bạn không nên tìm đến những lời tâng bốc giả tạo chỉ để thu hút sự chú ý của mọi người, thay vào đó hãy sử dụng kỹ thuật này một cách tiết chế và vừa phải. 

Bảng Lưu Trữ Ý Tưởng Phát Sinh (Parking Lot Chart)

Sơ đồ này giúp ngăn chặn các vấn đề "ngoài chương trình nghị sự" len lỏi vào các cuộc họp. Các cuộc họp thường bị hoãn lại hoặc kéo dài vì các vấn đề ngoài lề được đưa ra, và mặc dù những vấn đề ngoài lề này rất quan trọng, chúng có thể chiếm mất thời gian của các vấn đề khẩn cấp khác cần được thảo luận trong cuộc họp. Để sử dụng kỹ thuật này, trước tiên hãy vẽ một bảng hoặc sơ đồ trên một bảng trắng riêng biệt hoặc một tờ giấy. Khi cuộc họp bắt đầu và ai đó đưa ra một vấn đề có thể là ngoài lề, hãy tham khảo ý kiến của những đồng nghiệp còn lại xem họ có nghĩ đó là vấn đề ngoài lề hay không, và nếu có, hãy quyết định xem có đáng để ghi lại vào Bảng Lưu Trữ Ý Tưởng Phát Sinh (Parking Lot Chart) hay không. Vào cuối cuộc họp, các chủ đề được viết trên bảng này cần được giải quyết bằng cách xử lý trực tiếp với một kế hoạch và giải pháp cụ thể, hoặc chuyển thành chương trình nghị sự ưu tiên cho cuộc họp tiếp theo.

Không Nhai Lại Chuyện Cũ (No Rehash)

Nếu một chủ đề thảo luận đã được giải quyết hoặc có kết luận trước đó, điều quan trọng là phải nhận biết được điều này và tiếp tục tiến trình với phần còn lại của chương trình nghị sự. Kỹ thuật "Không Nhai Lại Chuyện Cũ" (No Rehash) là một phương pháp hữu ích để tránh việc lặp lại các chủ đề cũ đã từng được đưa ra trước đây. Kỹ thuật này được thể hiện dưới dạng một công cụ nhắc nhở trực quan (Visual reminder) và có thể được viết trên một mảnh giấy hoặc một tấm thẻ. Bất cứ khi nào một đồng nghiệp trong cuộc họp khơi lại một vấn đề đã được giải quyết trước đó, biển báo No Rehash nên được giơ lên để ra hiệu rằng vấn đề này đã là một chủ đề cũ. Người giơ biển báo No Rehash sau đó có thể giải thích ngắn gọn cách vấn đề đó đã được xử lý như thế nào trước đây và chuyển sang chủ đề tiếp theo.

Tô Màu (Colouring)

Đôi khi, tất cả những gì chúng ta cần chỉ là một chút màu sắc để khơi nguồn cảm hứng sáng tạo! Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng, thay vì làm nhiều việc một lúc (Multitasking) trong cuộc họp như check email, thì tô màu lại có thể là một hoạt động song song hiệu quả giúp thúc đẩy tính độc đáo và sự đổi mới. Chỉ cần chuẩn bị một cuốn sổ phác thảo cùng vài chiếc bút chì màu, rồi để các đồng nghiệp vừa tô vẽ vừa trò chuyện về các ý tưởng mới khả thi nhằm cải thiện một dự án cụ thể, hoặc cùng nhau nghĩ ra những ý tưởng hoàn toàn mới. Hoạt động này cũng giúp đôi mắt của bạn được nghỉ ngơi sau thời gian dài nhìn vào màn hình kỹ thuật số và cho phép bạn tập trung tạo ra điều gì đó với những màu sắc vui tươi. Chúng tôi khuyên bạn nên cân nhắc kỹ thuật này dựa trên tính chất của cuộc họp, nhưng nếu đó là một buổi họp chuyên về sáng tạo thì đây chắc chắn là một phương pháp tuyệt vời.

Họp Ngoài Văn Phòng (Off-Site Meetings)

Tại sao không thử bước ra khỏi phòng họp văn phòng truyền thống và trải nghiệm một điều gì đó mới mẻ? Việc thay đổi không gian luôn giúp tái tạo thị giác và trong một số trường hợp còn có thể làm tăng năng suất công việc. Nếu một cuộc họp thực sự dài và quan trọng sắp diễn ra, chúng tôi khuyên bạn nên thuê một địa điểm bên ngoài với cơ sở vật chất tốt để nâng cao mức độ tương tác, đồng thời nhấn mạnh tính chất nghiêm túc và chuyên nghiệp của buổi họp. Nhưng nếu đó chỉ là một cuộc họp nhỏ thì sao? Tại sao không tạm rời xa hoàn toàn bối cảnh công sở để tổ chức cuộc họp tại một quán cà phê, công viên hoặc thậm chí là một quán bar? Trong một số môi trường xã hội thoải mái, các đồng nghiệp của bạn sẽ cảm thấy dễ chịu và thư giãn hơn để bày tỏ những thắc mắc hoặc đề xuất ý tưởng cho các dự án khác nhau. Điều này cũng thúc đẩy sự tương tác tích cực với người tham gia, vì một môi trường xã hội năng động luôn có tác dụng kích thích não bộ của con người.

Vì vậy, tại sao không thay đổi một chút và thử áp dụng một số kỹ thuật được gợi ý trên đây? Bằng cách này, bạn sẽ có thể xóa tan sự nhàm chán thường nhật của các cuộc họp và biến chúng thành một hoạt động hiệu quả, sáng tạo và đầy tính đổi mới!

|

TỔ CHỨC CUỘC HỌP CỦA BẠN

|