Crowne Plaza Vientiane

为了您能策划一场惊艳您的老板的会议或活动,我们为您准备了小贴士!

为了您能策划一场惊艳您的老板的会议或活动,我们为您准备了小贴士!

成功举办会议或活动,可以向您的老板证明您有肩负重担的责任心,并可委以重任。有时候,一次成功甚至可能为您带来晋升机会!为了满足您老板的期望,我们为您提供了 5 个关于如何成功规划会议/活动的锦囊妙招

 

尽早规划

我们大多数人根据经验得知,把事情留在最后一刻永远不会产出高效结构,此外还会显得非常不专业。如果您有尽早规划的机会,您应该立即开始计划活动,以便考虑更多细节。大型活动通常需要 6 个月才能完成,而相对较小的活动大约需要 1 个月的时间来作规划。您应该在活动开始前至少 1-2 周签订所有供应商合同,以避免在最后一刻作紧张计划。此外,通过制定行动计划或议程(例如甘特图),您的团队将知道何时需要执行不同的任务以及应该在什么日期完成的任务。

 

 

 

为您寻找可用空间

选择场地时,应始将活动目的考虑在内。在理想情况下找到一个灵活且能够满足所有活动需求的场地是一件好事。举例来说,皇冠假日旗下的 Lane Xang 酒店的 1 号、2 号和 3 号会议厅可以合并在一起变成宽敞的大宴会厅,可容纳 1,012 位宾客。客人可以根据活动的要求灵活选择会议厅的大小。在规划会议时要另一个要点是停车场的问题,以及参会者停车位的问题。皇冠假日酒店的地下停车场非常方便,可以容纳 200 多辆汽车。停车场有一个直达电梯,可直接通往酒店前台。

 

组建值得信赖的团队

拥有一支让您可以委以重任且值得信赖的团队,是最理想的事情。他们能够提供想法并帮助您策划注册、运输、餐饮、布置、设备管理等事项。皇冠假日酒店的会议团队 (CMT) 总监将作为您的专一联系人,聆听并考虑您的所有要求和咨询。您的团队也应该具有及时的响应力,正如 CMT 保证在活动前进行咨询的 2 小时内作出响应。这有助于参会代表节省宝贵的时间来处理其他紧迫事项。

 

 

永远把餐饮承办计划在内

宴会餐饮并不被视为重要事项,有时候会被忽略。然而,所有最出色的活动策划者都非常重视宴会餐饮,因为这表明他们注重参会者的需求。重要的是要考虑在活动期间您想要提供什么类型的食物,食物可能因晚餐及下午茶的时段差异而有所不同。此外,确保向参会者提供高品质的食物反映了您的组织或工作场所的质量水平,这反映了您注重细节的品质并体现出您真正关心会议组织任务。在皇冠假日酒店,我们的 CMT 会关注食物过敏问题或偏好,并直接告知餐饮团队。您可以放心,我们会提供最高品质的食物,帮助所有参会者恢复活力。

 

 

 

从头到尾核查一遍活动策划(可选)

如果您计划在活动尾声之前的 48 - 24 小时内策划一场大型会议或活动,请和您的团队从头到尾讨论核查一遍活动策划。活动过程中可能会出现没有预见的复杂情况,在活动实地举办之前进行一遍核查,可以更好地预测这些复杂情况。这有助于每个人更清楚地了解活动的议程,让您的团队了解您的需求以及确保及时满足需求。CMT 非常愿意与您一起彻底核查活动流程,舒缓您紧张的神经。通过这种方式,您可以确信一切都将按照计划进行,尤其是与 CMT 这样值得信赖的团队合作。

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